Eine erfolgreiche Buchführung bietet Einblick in die finanzielle Lage und verhindert eventuelle Steuernachzahlungen bei falschen Werten. Jedoch benötigt die richtige Pflege eines solchen Buches viel Zeit und Aufwand. Was gibt es hierbei zu beachten und wie lässt sich die Verwaltung erleichtern?
Die Effizienz im Betrieb steigern
Die buchhalterische Verwaltung bietet zunächst nicht direkte Ergebnisse. Grundsätzlich bildet sie eine Sammlung von Daten, die sich an einem späteren Zeitpunkt einfach überprüfen und auswerten lassen. Der Agrarökonom muss über längere Zeit Buch führen, um
Rückschlüsse über die Effektivität seines Betriebs ziehen zu können. So lassen sich beim Jahresabschluss unnatürlich hohe Kostenfaktoren sowie nicht genügend ertragreiche Einnahmeaspekte ermitteln. Wichtige Punkte bilden hier beispielsweise:
- Pachtkosten
- Kauf von Futtermitteln
- Erwerb von Saatgut
- Pflege der Felder
- Technologische Ausstattung
Diese Werte lassen sich schriftlich in einem Buch festhalten. Jedoch ist dies auf Dauer umständlich und die nötigen Mittel sind vielleicht nicht immer parat. Entsprechende Buchhaltungssoftware für die Betriebsführung bietet eine benutzerfreundliche Alternative, die die Aufzeichnung schnell und problemlos ermöglicht. Zudem lassen manche Anbieter einen Zugriff auf die eigene Datenbank per Smartphone zu. Damit reicht meist das Handy aus, um seine Finanzen einzusehen und zu aktualisieren.
Buchhaltung vor Ort: Die Kassenführung
Ob im eigenen Hofladen oder am Marktplatz – wer seine Produkte direkt vermarktet, muss die Einnahmen meist genau aufzeichnen. Vor allem bei betrieblichen Prüfungen gerät die Kasse in den Fokus. Aufgrund der geringen Hemmschwelle für Fehler seitens der Prüfer kann es schnell zu Nachzahlungen hinsichtlich der Steuern kommen.
Zur exakten Aufzeichnung sind jene Betriebe verpflichtet, die ohnehin eine doppelte Buchführung pflegen müssen. Dazu gehören Ökonomen mit einem Jahresumsatz von mehr als 600.000 Euro, einem Wirtschaftswert über 25.000 Euro oder einem Gewinn von 60.000 Euro.
Kleinere Betriebe müssen ihren Bestand grundsätzlich nicht aufzeichnen und eine Zählung der Bareinnahmen sowie Ausgaben genügt. Dennoch ist die Buchhaltung empfehlenswert. Ein Kassenbuch richtig zu führen, bietet schlichtweg auf einen Blick die Antwort, ob das Geschäft gut läuft und welche Faktoren ausbaufähig sind.
Was es beim Verkauf zu beachten gibt
Das Tagesgeschäft ist entsprechend täglich zu erfassen, sowohl beim Straßenstand als auch im eigenen Hofladen. Bestenfalls geschieht dies dem Gesetz entsprechend direkt noch am Abend nach Verkaufsschluss. Eine Ausnahme bildet der Fall, wenn ein Landwirt erst spät vom Markt zurückkehrt. Dann ist die Aufzeichnung am unmittelbar nächsten Tag noch möglich.
Ein großer Fehler, der Prüfern meist sofort auffällt, ist die rein rechnerische Ermittlung des Kassenbestands. Demnach muss der Verkäufer bestenfalls die tatsächliche Menge an Geld abzählen und notieren, um spätere Strafen oder Unklarheiten mit den Behörden zu vermeiden.
Weiterhin fällt das Augenmerk häufig auf Bank-Transaktionen. Bestenfalls führt man die Beträge im Verlaufe des Tages oder kurz vor Ladenschluss an die Bank ab. Dabei gehört die Aufbewahrung von Belegen und eigenen Aufzeichnungen zu ordnungsgemäßen Kassenführung.
Wie die Kassenführung leichter fällt
Eine reguläre Ladenkasse erfordert einen Bericht über jegliche Einnahmen und Ausgaben in vollständiger, zeitgerechter und geordneter Form. Vor allem an Tagen mit reger Kundschaft bleibt oft nicht die Zeit, um jede Interaktion aufzuzeichnen. Demnach ist bei der direkten Vermarktung meist ein Mitarbeiter nötig.
Anders ist es mit einer elektronischen Registrierkasse. Hier spart man sich jegliche Aufzeichnung und muss nach Ladenschluss lediglich einen Z-Bon ausdrucken und aufbewahren.
Auch hier lässt sich die Aufzeichnung durch Software-Alternativen erleichtern. Eine digitale Kassenbuch-Führung bietet unter anderem folgende Vorteile:
- Geringerer Aufwand durch automatisch berechneten Kassenstand
- Zeitsparend durch schnell eingefügte neue Einträge
- Fehlerfreie Buchungen durch Eingabehilfen und -kontrollen
- Rechtssicherheit mit GoBD-konformer Software
- Effiziente Verwaltung durch Daten-Schnittstelle mit Steuerberater oder Finanzamt
