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   02.03.2021 

Tipps für ein modernes Agrarbüro

Auf dem Acker findet die meiste Arbeit in der Regel zwischen Frühling bis Herbst statt und genau innerhalb dieser Zeit bleibt viel im Büro liegen.

Agrarbüro
(c) proplanta
Es können nur die nötigsten Dinge bearbeitet werden und so stapeln sich Briefe, Anliegen und Rechnungen. Dadurch geht auch viel verloren, weshalb umso mehr Zeit in die Suche nach Unterlagen aufgewendet werden muss.

Es ist mittlerweile sogar so, dass laut einer Studie das Suchen nach Unterlagen in etwa 2.000 Euro pro Jahr jedes Unternehmen kostet. Das ist Geld, welches an anderen Stellen sicherlich besser aufgewendet werden kann. Im Folgenden haben wir daher Tipps zusammengefasst, wodurch ein Agrarbüro nicht nur modern, sondern auch organisierter arbeiten kann. B

Büro einrichten statt Nebenzimmer

Viele Landwirte haben gar kein Büro, sondern verwenden für die Arbeiten ein Nebenzimmer oder sogar die Küche. Neben Unterlagen finden sich damit auch andere diverse Gegenstände und ein Chaos scheint vorprogrammiert. Um tatsächlich konzentriert und zielführend zu arbeiten, ist ein Büro unausweichlich.

Das Büro kann dann nochmal unterteilt werden, dies sorgt für mehr Ordnung. Das kann passieren mit Raumtrenner, einigen Regalen oder aber auch mit Schiebegardinen. Ein großer offener Raum ist entsprechend auch nicht förderlich. Einige Landwirte greifen aus diesem Grund auch zu „Office-Fertighäusern“ mit mindestens zwei Räumen zurück.

Ordentliches Schreibgerät

Wie oft konnten Verträge oder Briefe schon nicht unterzeichnet werden, weil kein passendes Schreibgerät auslag? Insbesondere die sehr günstigen Kugelschreiber neigen dazu, verfrüht nicht mehr schreiben zu wollen. Abhilfe schaffen dabei Prodir Kugelschreiber, welche innerhalb ihres Preis-Leistungs-Verhältnisses hervorragend sind.

Selbstverständlich gibt es aber auch andere Marken, welche Kugelschreiber oder andere Schreibgeräte herstellen. Zu beobachten ist auch, dass viele Landwirte sogar noch einen Füller verwenden, eben aufgrund der Zuverlässigkeit. Andere verzichten klar auf Bleistift und Füller, weil diese eben auch entfernt werden könnten.

Steuerberater sollte stets Zugriff haben

Zu einem modernen Agrarbüro zählt eben auch die Digitalisierung, diese ist tatsächlich auch in der Landwirtschaft äußerst wichtig. Es kann nicht nur Zeit sparen, sondern auch Geld. Damit der Steuerberater jederzeit Zugriff hat, müssen Belege digitalisiert werden, hierfür gibt es für das Smartphone Scanner-Apps.

Zusätzlich sollte aber auch eine Buchhaltungssoftware verwendet werden, welche in ihrer Art und Weise eben auch die Zusammenarbeit mit einer Buchhaltung oder einer Steuerberatung unterstützen kann. Die populärsten Programme dabei sind Papierkram, LexOffice und SevDesk.

Relevante Dokumente separat speichern

Das papierlose Büro ist der moderne Standard, denn es spart Geld, Zeit und schont die Umwelt. Relevante Dokumente sollten aber immer separat nochmals gespeichert werden, dies am besten in einem sehr sicheren Cloud-Speicher wie zum Beispiel von Amazon oder Apple.

Zusätzlich sollten diese Dokumente im besten Falle auch ausgedruckt werden und sicher aufbewahrt werden. Es gibt so auch die Verpflichtung, dass diese Dokumente sicher vor Wasserschäden oder Brand aufbewahrt werden müssen.

Die DLG hat für die Aufbewahrungspflichten landwirtschaftlicher Dokumente ein Merkblatt zusammengefasst. Die Aufbewahrungspflichten liegen zwischen zwei und zehn Jahren. Dauernd sollten Dokumente vom Notar, Urkunden, Grundstücks- und Landpachtverkehr sowie Baugenehmigungen aufbewahrt werden.

Wie dies aber genau auszusehen hat, und welche Art von Archiv sinnvoll ist, hat die DLG an dieser Stelle bezüglich „Digitalisierung 4.0 für das landwirtschaftliche Büro“ zusammengefasst. (Pd)
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