Fahrtenbuch für den Betriebs-Pkw - Wissenswertes und Tipps

Selbständige und Unternehmer nehmen ihre Fahrzeuge ebenfalls häufig ins Betriebsvermögen auf. Auf die richtige Führung eines Fahrtenbuches kommt es an, damit die betriebliche Nutzung vom Finanzamt anerkannt wird.

Firmenwagen für Arbeitnehmer und Selbständige

Ein Firmenwagen bedeutet Unabhängigkeit. Man braucht sich keinen eigenen Wagen anschaffen und bekommt vielleicht sogar ein extra modernes Elektro-Modell, das in Bezug auf den Klimaschutz im Verkehr auf dem neusten Stand der Technik ist.

Für Selbstständige, die ihren Wagen betrieblich nutzen, ist ebenso wie für Angestellte mit Firmenwagen ein Fahrtenbuch wichtig. Wird ein Fahrzeug ins Betriebsvermögen aufgenommen, muss der Anteil an gewerblichen und privaten Fahrten über Eintragungen in ein Fahrtenbuch dokumentiert werden.

Warum ist ein Fahrtenbuch wichtig?

Der Firmenwagen, der auch privat genutzt wird, muss richtig versteuert werden. Denn private Fahrten stellen steuerrechtlich einen geldwerten Vorteil dar. Für die einwandfreie Trennung und Dokumentation der Fahrten ist ein Fahrtenbuch nötig. Dieses kann beim Finanzamt als Nachweis dienen, um die privaten sowie geschäftlichen Fahrten eindeutig voneinander abzugrenzen.

Wird der Firmenwagen über 50 % betrieblich genutzt, müssen alle privat gefahrenen Kilometer versteuert werden. In vielen Fällen ist es günstiger, ein Fahrtenbuch zu führen. Zum Beispiel, wenn der Pkw nur selten für Privatfahrten genutzt wird oder der Listenpreis des Pkws sehr hoch ist und damit bei der 1%-Reglung unverhältnismäßig teuer wäre. Auch gebrauchte, ältere Fahrzeuge sind für die Abschreibung per Fahrtenbuch besser geeignet. Wenn sich im Betriebsvermögen sogar mehrere Pkws befinden, ist das Führen eines Fahrtenbuches mit detaillierten Aufzeichnungen ebenfalls die bessere Lösung.

Was gehört ins Fahrtenbuch?

Das Fahrtenbuch muss korrekt geführt werden, damit es vom Finanzamt anerkannt wird. Werden die formalen Anforderungen nicht erfüllt, kann es bei der Steuerberechnung Probleme geben. Eventuell wird dann sogar auf die 1%-Methode umgestellt.

Wichtig ist, dass das Fahrtenbuch lückenlos geführt und jede Fahrt zeitnah eingetragen wird. Es muss sich außerdem um ein geschlossenes und nicht nachträglich veränderbares Dokument handeln. Eine digitale Exceltabelle wird ebenso nicht akzeptiert wie eine Sammlung von einzelnen Zetteln. Zu empfehlen ist ein bereits vorgefertigtes Fahrtenbuch, das alle Richtlinien erfüllt und im Handschuhfach abgelegt jederzeit für eine Eintragung zur Verfügung steht.

Mehr Informationen dazu gibt es im Ratgeber zum Thema „Fahrtenbuch richtig führen“.

1-Prozent-Regelung als Alternative

Alternativ zum Fahrtenbuch kann ein Unternehmer den privat genutzten Teil des Wagens pauschal mit der 1-Prozent-Methode ermitteln. Hier wird ein Prozent des Bruttolistenpreises pro Monat von der Steuer abgesetzt, die genauen Kilometerzahlen und Fahrten müssen dafür nicht festgehalten werden. Die Fahrtenbuchvariante ist zwar aufwendiger als die 1-Prozent-Methode, kann aber den tatsächlich genutzten Teil der Fahrtkosten viel genauer ermitteln.

Wann gehört der Pkw ins Betriebsvermögen?

Wird ein Fahrzeug mehr als 50 % betrieblich genutzt, muss es dem Betriebsvermögen zugeführt werden. Bleiben die betrieblichen Fahrten bei unter 10 %, wird es dagegen dem Privatvermögen zugeordnet. Liegt der Nutzungsanteil zwischen 10 % und 50 %, ist es die Entscheidung des Unternehmers, ob der Wagen privat bleibt oder Teil des Betriebsvermögens wird.

Als Teil des Betriebsvermögens kann das Auto komplett abgeschrieben und die laufenden Kosten als Betriebsausgaben abgezogen werden. Wird das Auto dann später verkauft, wird allerdings die Verkaufssumme als Einnahme betrachtet, die wieder versteuert werden muss. Für viele lohnt es sich daher, das Fahrzeug im Privatvermögen zu behalten. Dann werden nur die tatsächlich entstandenen Kosten (Kilometergeld) für die betriebliche Nutzung als Betriebsausgabe geltend gemacht und bei einem Verkauf des Autos muss der Erlös nicht versteuert werden.

Fazit

Ein Firmenwagen kann viele Vorteile bringen, muss aber auch steuerlich richtig verbucht werden. Ein Fahrtenbuch dient alternativ zur 1-Prozent-Methode als Nachweis für das Finanzamt über die tatsächliche Nutzung des Fahrzeugs. Es muss aber unbedingt korrekt geführt werden, damit es bei der Steuererklärung anerkannt wird. (Pd)