Risiken und Chancen eines ERP-Projekts

Die Ziele sind unklar definiert, Vorhaben werden unrealistisch terminiert und die Beteiligten werden schlecht aufeinander abgestimmt. Denn eine ERP-Umstellung ist komplex und bezieht das gesamte Unternehmen mit ein. Damit sind ebenfalls die Struktur, die Produktivität und die Kultur gemeint. Somit ist es von eminenter Wichtigkeit, die richtigen Schritte zu machen. Gerade, wenn es sich um Unternehmen handelt, bei denen es auf den ersten Blick abwegig erscheint, auf ein ERP-System zu setzen – wie etwa die Landwirtschaft. Dabei müssen besagte Risiken gemeistert werden und die sich ergebenen Chancen ausgeschöpft werden.

Es gibt eine Faustregel, nach denen sich klare Erwartungen definieren lassen. Diese sind umso wichtiger, als das eine ERP-Lösung versucht, bestimmte Geschäftsprozesse besser zu machen. Dabei sollen zuverlässige Auswertungen möglich sein, die als Basis für strategische Entscheidungen dienen. So sollen mithilfe eines ERP-Projekts Leistungskennziffern verbessert abgefragt werden können. Werden nun im Vorfeld die Ziele nicht klar definiert, kann im Anschluss nicht eindeutig festgestellt werden, ob überhaupt, welche erfüllt wurden. So sollten im Idealfall quantifizierte Vorgaben und Erwartungen formuliert werden. Dabei kann man sich auf die SMART-Methode verlassen. SMART steht hier für spezifisch, messbar, allgemein anerkannt, realistisch und termingebunden.

Zudem wird die eigentliche ERP-Einführung oftmals unterschätzt. Alles was es dabei zu Wissen gibt, ist hier optimiert zusammengefasst. Denn die Umstellung bezieht sich nicht nur auf die technische Seite des IT-Projekts. Denn sie hat fast immer Einfluss auf den gesamten Betrieb. So kann es durchaus sein, dass ein Wandel in der Unternehmenskultur entsteht. So fallen beispielsweise alle Tätigkeiten, die papiergebunden sind, irgendwann weg. Damit tritt ein Umdenken und Umlernen ein, dass jeden Mitarbeiter fordert – Mal mehr Mal weniger. Zudem ändern sich zahlreiche andere Abläufe und die Daten sowie Workflows und Informationen werden klarer. Hierdurch ändert sich eine Vielzahl unterschiedlicher Abläufe, die das alltägliche Berufsleben umkrempeln.

Das bedeutet für einige grundlegende Veränderungen, die nicht unbedingt leicht zu stemmen sind. So müssen Informationen für alle im Unternehmen bereitstehen, die die neuen Arbeitsprozesse erklären. Denn oftmals entstehen Insellösungen, die auf bestimmte Abteilungen begrenzt sind. Ebenso kommt es immer wieder vor, dass sich Mitarbeiter aufgrund der Umstellungen als überflüssig erachten. Dabei entstehen interessante, neue und vor allem qualifiziertere Aufgaben, denen sich gewidmet werden kann.

So muss der Grundsatz einer erfolgreichen Umstellung lauten, die eigenen Mitarbeiter am Prozess zu beteiligen. Denn der Wandel wird die Unternehmensstruktur nachhaltig beeinflussen und so ist es wichtig, die eigenen Angestellten so früh wie möglich mit ins Boot zu holen. Sei es im Rahmen der Entscheidungsfindung, der Kommunikation oder der Besetzung von Projektteams.

So gelingen die Rationalisierung, die Verbesserung der Organisation und die Schaffung von Wettbewerbsvorteilen besonders nahtlos. Denn die Daten werden durchgängiger genutzt und basieren auf einer hochwertigeren Datenorganisation. Unwirtschaftliche Abläufe werden ersetzt und unzeitgemäße modernisiert. Ebenso werden Prozesse optimiert, die die Wertschöpfung optimieren. Bessere Auswertungen ermöglichen die strategischere Unternehmenssteuerung und es werden Zeitvorteile dank schnellerer Abläufe gewonnen. Da eine individuellere und zeitnähere Bedienung von Kunden möglich wird, steigt ebenfalls die Zufriedenheit. Darüber hinaus gibt es ERP-Systeme, die eine Internationalisierung zulassen und unterstützen. Damit gelingt ebenfalls die Expansion ins Ausland. Somit bietet eine ERP-Einführung eine Vielzahl von unterschiedlichen Chancen bereit, die sich mit einem Projekt dieser Art realisieren lassen. (Pd)